Rattaché à la direction de la Communication, le service Protocole assure le bon déroulé des manifestations et la logistique des évènements de la collectivité, en relation étroite avec les services techniques : assemblées, inaugurations, accueils cafés, service, accueils du public…
Au cœur des grands moments
Le protocole joue un rôle clé dans l’organisation des événements officiels. Il veille au respect des usages, assure la gestion des invitations, l’accueil des personnalités et la mise en œuvre des temps forts de la collectivité (installation/service/désinstallation) :
- Les cérémonies de vœux du Président
- les inaugurations
- Les réceptions officielles
- …
Organisation et coordination interne
Le service a un rôle de coordination et d’organisation des services pour assurer le bon déroulement des réunions et des assemblées en interne. À l’aide d’outils tels qu’un tableau annuel de suivi des évènement ou encore de « fiches protocole » remplies par les services porteurs des évènements, le protocole sollicite les services supports, notamment les services techniques et le service informatique, afin de pourvoir aux moyens matériels et logistique des évènements tels que:
- Conseil communautaire
- Bureau communautaire
- Commissions
- Groupes de travail
- Réunions de travail
- Formations
- …
Gestion des stocks
Afin de mettre en œuvre le protocole de manière qualitative dans les structures de l’intercommunalité – mais aussi ponctuellement en itinérance dans une des 21 communes du territoire – une gestion rigoureuse des stocks, qu’ils soient alimentaire ou de matériel, est indispensable.
Relation avec les fournisseurs, réception de commandes et gestion administrative (bons de commandes, factures …) font donc également partie du quotidien du protocole.
Missions annexes
Le service protocole demande une grande polyvalence dans les missions avec de nombreuses missions annexes qui lui incombent :
- Accueil du public
- Conciergerie
- Transport d’élus
- …